Pokud z firmy odejde zaměstnanec, který aktivně využíval Microsoft 365, je po jeho odchodu (nebo nahrazení jiným zaměstnancem) potřeba se vypořádat s jeho původním účtem - především s e-mailovou adresou.
Pro zvolení správného postupu je potřeba se zamyslet a opovědět si na několik otázek.
Na základě odpovědí máme několik možností:
Výhody a nevýhody jednotlivých řešení a jak je nastavit si nyní popíšeme.
Většinu operací jednoduše zvládneme z detailů uživatele v administraci Microsoft 365.
Pokud zaměstnanec odejde a již nemá mít přístup k e-mailové adrese, můžete jeho účet jednoduše zablokovat.
To se provede tlačítkem "Blokovat přihlášení" v detailu uživatele. Tato operace zablokuje uživateli přihlášení a odhlásí ho ze všech přihlášených zařízení - vše by se mělo projevit do hodiny.
Blokace je nejjednodušší postup, který můžete po odchodu zvolit a získat tím čas na celkový plán, co s účtem dále udělat.
Pokud potřebujete získat přístup k původním zprávám uživatele - například, aby někdo mohl navázat na poslední komunikaci, tak účtu můžete "Resetovat heslo" a získat tak přístup do schránky. U tohoto postupu je vhodné původního uživatele odhlásit ze všech přihlášených zařízení - buď reset provést až po úspěšné blokaci, nebo využít volbu "Odhlásit ze všech relací".
Blokace samotná nezpůsobí uvolnění licence, ale můžete jednotlivé licence uživateli odebrat. Samozřejmě pokud odeberete licenci na Exchange, zrušíte tím i archiv e-mailových zpráv.
Další možností je účet jednoduše odstranit. To provedete schovanou volbou "Odstranit uživatele" v detailu. Odstranění uživatele uvolní licenci, zruší e-mailovou adresu a odstraní archiv e-mailů. Pokud na původní adresu někdo napíše, dostane vratku. Na to je dobré myslet a případně nastavit původní e-mailovou adresu jako alias jinému účtu.
Odstraněný účet je dalších 30 dní archivován pro případné obnovení.
Pokud by měl nový pracovník plynule navázat na práci původního, můžete zvolit postup přejmenování účtu - pomocí volby "Spravovat uživatelské jméno a e-mail", provést reset hesla a odhlásit uživatele ze všech relací.
Původní e-mailová adresa se automaticky nastaví jako alias nové.
Zajímavou volbou může být převod původní schránky na sdílenou schránku - vybraní uživatelé tak mohou mít přístup k archivu zpráv původního uživatele a e-mailová adresa bude stále fungovat.
Tato volba nám dává také jednoduchou možnost nastavit automatickou odpověď (v detailu sdílené schránky) a informovat tak odesílatele, že příjemce už u nás nepracuje.
Velkou výhodou je, že pro sdílené poštovní schránky není potřeba extra licence.
Pokud odchody zaměstnanců řešte častěji. Může se hodit vytvořit jednu obecnou sdílenou schránku a e-mailové adresy odchozích zaměstnanců nastavovat jako její aliasy. Opět je možné nastavit automatické odpovědi, aby se odesílatel dozvěděl, že má psát na jinou adresu.
Výhodou je jednodušší správa, nevýhodou to, že je potřeba původní schránku zrušit a tím se i odstraní archiv zpráv.
